Wenn der Zeitpunkt zum Nachweis wird: Warum technische Dokumente einen belastbaren Zeitbezug brauchen
· Dipl.-Ing. Andreas May
Technische Dokumentation hält fest, was geplant, geprüft oder entschieden wurde. Im Streitfall reicht der Inhalt allein oft nicht aus. Ebenso zählt, ob eine bestimmte Fassung zu einem bestimmten Zeitpunkt schon vorlag. Ein Zeitpunktnachweis schafft dafür eine unabhängig überprüfbare Grundlage, für Konstruktionsstände, Risikobeurteilungen, Prüfprotokolle und andere technische Unterlagen.
Die Frage kommt oft erst Jahre später
Ingenieure und technische Fachkräfte dokumentieren Entscheidungen nachvollziehbar. Konstruktionsstände werden versioniert, Risikobeurteilungen fortgeschrieben, Prüfungen protokolliert, Freigaben archiviert. Was zu einem Projekt gehört, lässt sich damit gut nachvollziehen.
Eine andere Frage ist schwieriger zu beantworten: Wann lag genau diese Fassung tatsächlich vor?
Im laufenden Projekt wirkt die Frage nebensächlich. Sie kommt meist viel später auf, nach einem Schadensfall, bei einer Reklamation, in einer behördlichen Prüfung oder wenn die Beteiligten einen früheren technischen Stand unterschiedlich erinnern.
Dann genügt es unter Umständen nicht, ein Dokument vorzulegen. Es kann darauf ankommen zu zeigen, dass genau dieser Inhalt bereits vor einem bestimmten Ereignis existierte.
Dateidatum und Versionsnummer sind kein Zeitpunktnachweis
Technische Dokumente tragen üblicherweise Versionsnummern, Änderungsstände und Dateidaten. Für die Projektorganisation braucht man diese Angaben. Einen unabhängig überprüfbaren Zeitpunktnachweis ersetzen sie nicht.
Ein Dateidatum ist eine Eigenschaft des Dateisystems und lässt sich ändern. Eine Versionsbezeichnung wie „Rev. 3“, „Stand 12.03.“ oder „freigegeben“ belegt zunächst nur, was der Ersteller in das Dokument eingetragen hat.
Eine belastbare zeitliche Zuordnung braucht deshalb eine zusätzliche Information, die außerhalb des Dokuments verankert ist und sich nicht nachträglich auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen lässt.
Was StampIt macht
Mit Probavis StampIt versehen Sie einzelne Dateien oder ganze zusammengehörige Dokumentationsstände mit einem Zeitpunktnachweis. Das kann eine Risikobeurteilung samt Bericht sein, ebenso Konstruktionsunterlagen, Prüfprotokolle, Abnahmeunterlagen oder Angebote.
Die Dokumente selbst werden dabei weder veröffentlicht noch in einem öffentlichen Register abgelegt. StampIt berechnet aus den ausgewählten Daten kryptografische Prüfsummen, vereinfacht gesagt eindeutige digitale Fingerabdrücke.
Aus diesen Werten entsteht ein Zeitstempel, den OpenTimestamps in einem öffentlichen Register verankert. Dieses Register ist der öffentlich überprüfbare Zeitanker.
Der Punkt daran: Das Register wächst nur nach vorn, ein bereits abgeschlossener früherer Eintrag lässt sich nicht mehr ergänzen. Ein heute erzeugter Nachweis kann deshalb nicht so zurückdatiert werden, als hätte er gestern schon existiert.
Ein erfolgreich geprüfter Nachweis trägt damit die Aussage: Dieser Datenbestand lag spätestens zum bestätigten Zeitpunkt vor.
Änderungen bleiben nicht unbemerkt
Kryptografische Prüfsummen reagieren auf die kleinste Veränderung der Daten.
Wird eine nachgewiesene Datei später verändert, ergibt die erneute Berechnung eine andere Prüfsumme. Der ursprüngliche Nachweis passt dann nicht mehr zu dieser Datei.
StampIt beantwortet damit zwei Fragen, die in der technischen Dokumentation zusammengehören: Ist das derselbe Datenstand, und lag er zum nachgewiesenen Zeitpunkt schon vor?
Die Unterlagen bleiben im Unternehmen
Bei Konstruktionsdaten, Risikobeurteilungen und anderen vertraulichen Unterlagen zählt, welche Daten das Unternehmen verlassen.
StampIt überträgt weder die Dateien noch ihre Namen oder Speicherpfade. Für den Zeitstempel geht nur ein aus den Daten abgeleiteter Prüfsummenwert nach außen. Die technischen Inhalte bleiben auf dem eigenen Rechner oder im eigenen Netz.
Ein Zeitpunktnachweis entsteht so, ohne die zu schützenden Unterlagen einem externen Zeitstempeldienst zu überlassen.
Der Nachweis soll auch ohne StampIt bestehen
Ein Nachweis, den nur eine bestimmte Software oder nur der ursprüngliche Anbieter prüfen kann, schafft eine neue Abhängigkeit.
StampIt setzt deshalb auf den offenen Standard OpenTimestamps. Nach der endgültigen Bestätigung entsteht eine PROOF_-Datei mit allen Informationen, um den Nachweis bis zum Registereintrag zurückzuverfolgen.
Die Prüfung hängt damit nicht an StampIt. Ein fertiger Nachweis lässt sich auch mit anderen geeigneten Werkzeugen prüfen oder, mit entsprechendem Aufwand, direkt anhand des Registers. Bei Aufbewahrungsfristen über viele Jahre oder Jahrzehnte zählt genau das.
Zeitpunktnachweise in der Engineering-Dokumentation
Ein Zeitpunktnachweis ersetzt weder eine Versionsverwaltung noch ein Dokumentenmanagementsystem. Er sagt auch nichts darüber aus, ob eine technische Entscheidung fachlich richtig war. Er ergänzt diese Systeme um den unabhängig überprüfbaren zeitlichen Bezug eines konkreten Datenstands.
Für die meisten Engineering-Prozesse lohnt es sich deshalb nicht, jede Zwischenversion nachzuweisen, sondern die fachlich relevanten Meilensteine: die freigegebene Risikobeurteilung, einen wichtigen Konstruktionsstand, den Zustand bei der Abnahme, die Dokumentation zum Zeitpunkt der Auslieferung. In StampIt sind das drei Schritte: Dateien auswählen, Nachweis erzeugen, ihn zusammen mit der technischen Dokumentation archivieren.
Ob ein Dokument vorhanden ist, lässt sich auch Jahre später leicht beantworten. Ob genau dieses Dokument damals schon in genau dieser Form vorlag, nicht. Darauf muss die Antwort nicht aus Erinnerung oder Dateiattributen kommen.